Automatisierte Reconciliation und Buchhaltung mit Bexio

POSTED ON: May 16 2019

Automatisierte Buchhaltung in Ihrem Online-Shop mit Bexio

Seit kurzer Zeit bietet wallee die lang ersehnte Möglichkeit für Händler die Buchhaltung im Online Shop zu automatisieren. Über die Herausforderungen der Buchhaltung von Kreditkarten und anderen Zahlungsmitteln wie PayPal, PostFinance, TWINT haben wir in unserem Blog Post Credit Card Accounting vom 30. Januar 2019 bereits ausführlich berichtet. Im Folgenden Artikel geht es darum aufzuzeigen, wie einfach der Buchhaltungsexport von wallee in die Buchhaltung von Bexio überführt werden kann.

Damit wird es möglich euren Online Shop (Shopify, Magento, WooCommerce, Shopware, PrestaShop, OpenCart, etc), wofür wir ja bereits heute mittels Plugin fertige Integrationen liefern, einfach zu integrieren.

Buchungskonzept Nebenbuch

Die im vorhergehenden blog Post erwähnt, gibt es diverse Möglichkeiten wie Sie die Umsätze Ihres Online Shops in die Buchhaltung überführen können. Je nach gewählter Variante müssen Sie sicherstellen, dass Sie über eine entsprechende Anbindung Ihres Online Shops an die Buchhaltungssoftware verfügen.

Wir sind der Meinung, dass eine Buchhaltung mit einem Nebenbuch für die meisten Händler ausreichend ist. Dies hat für Sie als Händler den Vorteil, dass wallee im Nebenbuch jede Transaktion und entsprechende Buchungssätze erstellt und zu Transparenz-Zwecken auch exportieren lässt. Sie überführen dann lediglich regelmässig den Stand der Konten aus dem Nebenbuch in wallee in Ihre Buchhaltung von Bexio. Dafür ist keine technische Anbindung Ihres Magento, WooCommerce, Shopify, etc. Shops an Bexio notwendig. Zudem reduzieren Sie Ihren Buchungsaufwand massiv, da Sie lediglich einen Buchungssatz pro Monat übernehmen müssen. Die Detailbuchungen können Sie jederzeit in wallee einsehen oder exportieren.

Für Revisions- und Transparenz-Zwecke haben Sie natürlich jederzeit Zugriff auf die einzelnen Buchungssätze des Nebenbuchs und können diese auch mittels Knopfdruck als CSV exportieren.

Setup

In vorliegendem Beispiel zeige ich euch wie Sie Ihren Shop (in meinem Beispiel ein WooCommerce Shop) einfach an Bexio anbinden können und in regelmässigen Abständen die durchgeführten Zahlungen / in das Hauptbuch bei Bexio überführt.

Wichtig: Das Feature Reconciliation ist nicht für alle Zahlungsarten verfügbar. Wir arbeiten unter Hochdruck weitere Zahlungsarten aufzunehmen. Aktuell bieten wir das Feature für folgende Zahlarten an:

  • Kreditkarten sofern direkt via wallee verarbeitet.
  • ESR Rechnungen via orangem Einzahlungsschein.
  • Rechnungen via MF Group.
  • PostFinance Card / E-Finance.
  • TWINT.
  • PayPal.

Setup in Bexio

Für die Anbindung der Buchhaltung von wallee an Bexio ist keine technische Integration notwendig. Trotzdem sollten Sie sicherstellen, dass die notwendigen Konten in Bexio im Kontenrahmen existieren. Informationen dazu finden Sie in den Hilfeseiten von Bexio.

In unserem Konkreten Fall habe ich folgende Konten angelegt:

  • 1022 - Bankkonto SIX Acquiring Konto.
  • 1021 - Bankkonto PostFinance für Einzahlungen via ESR.
  • 6941 - Gebühren SIX Kreditkarten.
  • 1101 - Debitoren Webshop.
  • 3201 - Verkaufserlös Shop 0 % MwSt.

Damit haben wir die notwendigen Konten im Hauptbuch angelegt, welche wir nun jeweils periodisch mit den Einträgen aus dem Nebenbuch verbuchen können.

Erzeugen der Buchungssätze in wallee

Damit wallee die Buchungssätze erzeugt, muss dafür das Reconciliation Feature aktiviert werden. Dies kann direkt per Knopfdruck im Space aktiviert werden. Dafür navigiert Ihr in die Liste Features > Reconciliation und klickt auf aktivieren.

Aktivieren Sie das Reconciliation Feature

Ab sofort werden alle notwendigen Buchungssätze automatisch erzeugt. Wir erhalten nun regelmässig die Auszahlungsinformationen der Zahlungsmittel (Kreditkarte, PayPal, ESR, TWINT, PostFinance, etc). Im Falle von Acquiring via SIX oder Concardis holen wir automatisch die entsprechenden Auszahlungsinformationen (EPA Files / MRX Files) automatisch ab. Das gleiche gilt auch für andere Zahlungsmittel wie ESR Einzahlungsscheine bei denen wir aus den CAMT 054 entsprechende Umsatz- und Gebührendaten auslesen.

Reconciliation Files / Auszahlungsinformationen

Jedes der Zahlungsarten liefert hier unterschiedliche Quellen. Auf Ihrer Seite sind grundsätzlich keine weiteren Konfigurationsschritte notwendig. Mit der Aktivierung der Zahlungsart und des Reconciliation Features werden die Konfigurationen automatisch aufgesetzt:

  • Kreditkarten (Visa / MasterCard): Abhängig vom Acquirer erhalten wir hier die Reconciliation Informationen in den Auszahlungsdaten. Darin enthalten sind die Informationen zu Chargeback, ausbezahlten Beträgen und angewandte Kommissionssätze. Die Formate unterscheiden sich abhängig vom Acquirer. Beispiele dafür sind MRX im Falle von SIX Payment Services oder EPA bei Concardis.
  • ESR Rechnungen: Hier werden die Zahlungsinformationen automatisch basierend auf den Informationen im CAMT erstellt. Allfällige Überweisungsgebühren werden automatisch verbucht.
  • MF Group (Rechnung): Sollten Sie das Factoring via MF Group betreiben, erhalten wir die Auszahlungsinformationen regelmässig von der MF Group bereitgestellt.
  • PostFinance (PostFinance Card / E-Finance): Alle relevanten Gebühren und Vergütungsinformationen erhalten wir im Rahmen der CAMT Files zur Verfügung gestellt.
  • TWINT: Im Falle von TWINT erhalten wir die Auszahlungen über die API von TWINT, welche automatisch importiert werden.
  • PayPal: Die Zahlungsinformationen von Ihrem PayPal Konto werden automatisch an wallee gemeldet. Entsprechende Webhooks werden mit der Installation der Zahlart automatisch eingerichtet.

Sofern Sie für Ihre Buchhaltung weitere Informationen zu anderen Zahlungsarten benötigen, treten Sie doch mit uns in Verbindung.

Accounting Summary / Aufstellung des Nebenbuchs

Da wir alle relevanten Informationen für die Zuordnung besitzen, können wir Ihnen diese Daten verarbeiten und Ihnen basierend auf den Auszahlungsinformationen die notwendigen Buchungssätze erstellen.

Accounting summary in wallee

Wie im Bild ersichtlich werden für jede Bestellung die korrekten Journaleinträge geschrieben (inkl. Mehrwertsteuer Buchungen). Beispiele solcher Buchungssätze finden Sie auch im Blogpost zur Buchhaltung mit Kreditkarte.

Die automatisch erstellten, offenen Forderungen werden nun automatisch geschlossen sobald wir die von den Zahlungsarten entsprechende Informationen erhalten, welche in der Regel automatisch und ohne Konfiguration Ihrerseits importiert werden. In den Auszahlungsinformationen der Zahlungsarten besitzen wir unter anderem folgende Informationen:

  • Welcher Betrag wurde auf welches Konto wann bezahlt.
  • Wie hoch waren die Gebühren.
  • Allfällige Charge-Backs weil Ihre Kunden die Auszahlung angefochten haben.

Übertrag des Nebenbuchs

Am Ende der Periode (in der Regel am Ende des Monats) oder am Ende des Arbeitstags können Sie in wallee eine sogenannte Zusammenfassung erzeugen. Dieser Bericht beinhaltet eine Zusammenfassung der bebuchten Konten und deren Veränderung.

Das heisst wallee aggregiert automatisch alle Informationen über offene Forderungen und bezahlte Beträge in dem von Ihnen spezifizierten Zeitraum. Sie sollten darauf achten, dass die Zeitfenster keine Lücken aufweisen. Daher empfehlen wir die Reports jeweils monatlich zu erstellen.

Dank den Reconciliation Daten der Acquirer und Zahlungsarten besitzen wir nun alle Informationen um in Bexio die entsprechende Übertragsbuchung vom Nebenbuch in das Hauptbuch vorzunehmen. Dafür erstelle ich mir zuerst einen Report für die gewünschte Periode. In meinem Beispiel möchte ich alle Transaktionen vom 1.1.2019 - 31.1.2019 haben, welche in Schweizer Franken verarbeitet wurde.

Erstellen Sie einen Bericht für den gewünschten Zeitraum

Diese Daten übertrage ich nun anhand einer manuellen Buchung in das Hauptbuch in Bexio.

Datenübergabe an das Hauptbuch in Bexio über eine manuelle Buchung

Man beachte, dass der Verkaufserlös in diesem Falle Brutto eingegeben wurde. Das heisst der gesamte Verkaufsertrag inkl. Mwst (brutto). Mit der Auswahl der Mehrwertsteuer Ausscheidung direkt durch Bexio. Es wäre natürlich auch möglich gewesen, die Buchung manuell entsprechend auszusteuern. Dies führt aber zu Problemen bei der Saldosteuer, welche in wallee so nicht abgebildet ist und zudem in diesem Verfahren gewährleistet, dass Bexio für Sie die MWSt-Formulare korrekt ausfüllt.

Verbuchung der Zahlungen vom Acquirer oder Zahlungsmitteln

Aufgrund von Wechselkursdifferenzen muss jede Währung einzeln exportiert werden. Wir empfehlen Ihnen daher auch, dass Sie für jede von Ihnen im Shop angebotenen Währungen entsprechende Konten beim Acquirer und bei Ihrer Bank führen. Wir empfehlen in diesem Fall der Übertrag in das Hauptbuch anhand des jeweiligen Monatsmittelkurses der ESTV.

Verbuchungen der Regelmässigen Zahlungseingänge auf Ihrem Konto vom Zahlungsmittel

Jetzt gilt es noch die Frage zu klären, wie wir mit den eintreffenden Zahlungen auf den Bankkonten umgehen. Wenn Sie Bexio mit der Bank verbunden haben, werden diese Zahlungen regelmässig zum Abgleich eingelesen. Abhängig vom Acquirer und Zahlungsmittel treffen diese regelmässig auf Ihrem Konto ein.

Sie haben bei den meisten Acquirern / Zahlungsmittel ein Konto, in welchem die Zahlungen für die einzelnen Zahlungsarten eingebucht werden. Das Tagessaldo wird in regelmässigen Abständen auf Ihr Konto ausbezahlt, abzüglich den vereinbarten Gebühren. Mit anderen Worten verbuchen wir diese Zahlungen als Aktivtausch vom Bankkonto beim Acquirer zum jeweiligen Auszahlungskonto bei der Bank in Bexio. Das heisst wir nutzen das vorhin erstellte Durchlauf Konto 1022 SIX Bank Konto und verbuchen die eingehenden Zahlungen vom Acquirer gegen dieses Konto, welches wir als Durchlaufkonto nutzen. Die Gebühren können Sie ignorieren, diese übertragen wir ja dann in der Sammelbuchung.

Verbuchung der Zahlungen vom Acquirer oder Zahlungsmitteln

Synchronisation der Kunden (Synceria)

Für eine Integration aller weiteren Daten wie Kundendaten, Produktdaten sehen wir uns nicht verantwortlich. Dafür gibt es abhängig von den Systemen bereits existierende Schnittstellen. Für die Integration in Bexio stellt Synceria eine interessante Alternative dar.

Synchronisation der Kunden (Synceria)

Synchronisation zwischen Bexio und magento

Synchronisation zwischen Bexio und magento

Synceria liefert eine Darstellung der synchronisierten Bestellungen.

Zusammenspiel zwischen Synceria und wallee Buchhaltung

Bei der Nutzung von Synceria im Zusammenhang mit wallee werden mit Bexio die Kundeninformationen sowie Produkte synchronisiert. Ob eine Rechnung generiert wird oder nicht kann man in Synceria bereits einstellen. In unserem Fall wird das Nebenbuch in wallee geführt, daher ist das erstellen der Rechnungen durch Syncerian nicht notwendig. Synceria ist jedoch hilfreich in der Synchronisation der Produkte (für WooCommerce) sowie der Kontaktdaten Ihrer Kunden, sofern diese für spätere Aufträge genutzt werden oder wenn Sie die CRM Funktionen in Bexio nutzen möchten und darauf basierend auswertungen machen.

An dieser Stelle sei der Vollständigkeit halber erwähnt, dass wallee bereits umfassende Informationen und Auswertungen von Ihrer Shopkunden liefert.

Synchronisation von Kundeninformationen in Bexio mit Synceria

Weitere Informationen hierzu liefern wir zu einem späteren Zeitpunkt.

Setup

Synceria könnt ihr direkt in Bexio aktivieren für 25 CHF / Monat.

Fazit

Die Buchhaltungsintegration von wallee bietet für Händler aller grössen eine Interessante Möglichkeit massiv Zeit und Geld einzusparen. Eine Anbindung an Bexio und jegliche alternativen Buchhaltungssysteme kann einfach umgesetzt werden. In regelmässigen Abständen werden die Umsätze dabei aus dem Nebenbuch von wallee in die Hauptbuchhaltung anhand des Reconciliation Reports überführt. Damit wird das zeitaufwändige Buchen der einzelnen Bestellungen im Hauptbuch von Bexio überflüssig. Zudem stellt die Integration von wallee zu den Acquirern und Zahlungsmethoden sicher, dass stets auch die korrekten Zahlungsgebühren ausgewiesen werden und Charge Backs / Rückbuchungen sowie Debitorenausfälle erkannt werden.

Wie bereits mehrfach erwähnt ist diese Methode vollkommen unabhägig vom eingesetzten Buchhaltungsprogramm und Rechnungslegungsvorschrift. Wir werden in den kommenden Wochen ähnliche Tutorials auch für andere Systeme wie Banana Accounting, Sage, Abacus usw erstellen. Sollten noch ausstehende Fragen zur Buchhaltung mi wallee bestehen steht Ihnen unser support natürlich jederzeit zur Verfügung.

Support

Wenn Sie noch weitere Fragen haben, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.

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