Verbuchen von (Kreditkarten) Umsätzen im Online Shop

POSTED ON: January 30 2019

Herausforderung Kreditkartenbuchhaltung Online Shop

Mit zunehmendem Erfolg und Grösse von Online Shops und der erhöhten Anzahl Bestellungen stehen Unternehmen vor der Herausforderung wie sie ihre Prozesse verbessern und automatisieren können. Insbesondere in Branchen mit grossem Kostendruck stehen Händler vor der Herausforderung ihre Prozesse zu automatisieren. Es stellt sich für viele Händler daher die Frage, wie die Buchhaltungsprozesse von Kreditkarten und anderen Zahlmittel (PayPal, PostFinance, TWINT) in Ihrem Online Shop automatisiert werden können. Darauf will ich Ihnen heute Ansätze von Antworten liefern.

Mit dem Fortschritt der Digitalisierung und der damit verbundenen Chancen der Automatisierung können jedoch Händler aller Grössen massiv Zeit und Geld sparen, wenn sie Automatisierungspotentiale erkennen und umsetzen. Ich bin der Meinung, dass insbesondere im Bereich der Buchhaltung massives Potential besteht. So stellt die Verbuchung vieler Zahlungsmittel wie Kreditkarte grosse Herausforderungen für Händler dar. Wir erklären weshalb und zeigen Lösungsansätze auf.

Digitalisierungs- und Automatisierungspotential

Umfragen bei Unternehmen im deutschsprachigen Raum zeigen immer wieder, dass in diversen Branchen noch massives Potential für Digitalisierung besteht. Die Digitalisierung als Erstellung digitaler Repräsentationen hat den Zweck, Informationen digital zu speichern und für die elektronische Datenverarbeitung verfügbar zu machen.

Quelle: Statista, 2019

Digitalisierung wird auch oft als Synonym für die Automatisierung verwendet. So ermöglicht die digitale Repräsentation von Prozessen und Informationen deren Automatisierung. Genau dieses Potential der Automatisierung besteht auch in der Buchhaltung bei Zahlungen, welche in Online Shops von Händlern abgewickelt werden. Dabei spreche ich konkret von der Automatisierung der Mehrwertsteuerabrechnung, der Verbuchung von Umsätzen und Gebühren, welche über die verschiedenen Zahlungsarten realisiert werden oder die Automatisierung von Retourenprozessen und damit verbundenen Zahlungsströme.

Herausforderungen

Die automatisiete Verbuchung von Kreditkartenumsätzen stellt Sie als Händler aus diversen Gründen vor grosse Herausforderungen, welche mit wachsendem Bestellvolumen viel manuelle Arbeit erfordern:

  • Zahlungen von Kreditkarten treffen verzögert und als Sammelbuchungen auf Ihrem Konto ein. Somit können Sie nur sehr schwer eine Verbindung zwischen dem Geld auf dem Konto und den dafür verantwortlichen Geschäftsvorgängen / Bestellungen herstellen.
  • Wenn Sie in verschiedene Märkte liefern in verschiedenen Währungen, werden in den Sammelüberweisungen Umsätze verschiedener Mehrwertsteuerklassen "versteckt" sein. Sie können daher nicht einfach die ausbezahlten Beträge der Acquirer als Ertrag verbuchen. Umsomehr weil für die Mehrwertsteuer der Bruttoumsatz relevant ist. Die Kreditkarten-Kommissionen müssen als Ertragsminderung ausgewiesen werden.
  • Anhand der Zahlungseingänge lassen sich die relevanten MWST-Sätze nicht ermitteln. Es ist aufwändig, die Zahlungen den korrekten Mehrwersteuersätzen zuzuweisen.
  • Zahlungen des Acquirers treffen erst einige Tage später nach Erbringung der Leistung auf dem Bankkonto ein. Es kommt somit zu Abgrenzungsproblemen.
  • Abhängig vom Kartentyp werden unterschiedliche Gebühren verrechnet. Dieses Problem akzentuiert sich umsomehr, wenn Sie im Modell Interchange++ abrechnen. Die Gebührenstruktur der Kreditkarten Acquirer ist auch für gestandene Experten hochkomplex.
  • Ihre Kunden haben die Möglichkeit, Transaktionen anzufechten, sogenannte Charge Backs. Im Falle eines Chargebacks wird das Geld vom Acquirer zurückbehalten und mit Ihrer Auszahlung verrechnet. Dies erhöht den Abstimmungsaufwand und Sie haben allenfalls ein Interesse diese Forderung auf anderen Wegen einzutreiben.

Aus den oben genanten Gründen resultiert sicher die folgende Erkenntniss. Sie können die Einzahlungen auf dem Bankkonto nicht einfach als Umsatz verbuchen. Ausser Sie haben garantiert nur einen Mehrwertsteuersatz (und damit auch kein Export) und Sie erkennen aus der Buchung direkt den korrekten Kommssionsbetrag.

Korrekte Verbuchung von Kreditkartenumsätzen

Aus meiner Sicht gibt es zwei Methoden, wie Sie die Umsätze von Kreditkarten in Ihrem Online Shop richtig verbuchen. In jedem Fall richten Sie sich für jedes Zahlmittel (Visa, Mastercard, American Express, PayPal, PostFinance, TWINT, etc) ein eigenes Konto in der Buchhaltung ein. Als Alternative können Sie ein Konto pro Acquirer (Beispielsweise Debitor Six Payment Services, Debitor Swisscard, PayPal) erstellen.

Einzelmethode:

So verbuchen jede Transaktion in Ihrem Webshop einzeln in der Buchhaltung. Beim Verkauf eröffnen Sie einen Debitor gegenüber dem entsprechenden Acquirer oder der verwendeten Zahlungsart. Im Falle der Auszahlung auf Ihrem Konto liefern alle Acquirer sogenannte Auszahlungsreports. In diesen Reports finden Sie Informationen zur Bestellung und zum Auszahlungsbetrag. Anhand dieser Informationen schliessen Sie den Debitor und verbuchen die Kreditkartenzahlung.

Beispiel:

Verkauf Debitor SIX Payment Services / Warenertrag CHF (8% MwSt) 200 CHF
MwSt Debitor SIX Payment Services / zu zahlende MwSt 16 CHF
Bezahlung Bank ZKB / Debitor SIX Payment Services 216 CHF
Kommission Kommissionsaufwand Kreditkarte / Bank 5.94 CHF

Diese Methode ist aufwendig, weil für einen Geschäftsvorgang mindestens 4 Buchungssätze benötigt werden. Zudem führt es zu einer Aufblähung des Journals. Da für jede Bestellung mindestens oben genannte Buchungssätze erstellt werden müssen.

Nebenbuch:

Als Alternative können Sie den Webshop als Nebenbuch betrachten. Dabei verbuchen Sie die Umsätze nach Mehrwertsteuer aufgeschlüsselt jeweils am Ende einer Periode (beispielsweise eines Monats). Die Umsatzdaten stammen in den meisten Fällen aus dem Export aller Bestellungen Ihres Online Shops oder der Anbindung Ihres Shop an Ihre Buchhaltungssoftware. Alternativ nutzen Sie einen PSP wie wallee, welcher Ihnen diese Informationen ebenfalls geben kann. Weitere Informationen dazu weiter unten.

Die erhaltenen Zahlungen verbuchen Sie dann jeweils direkt auf die Debitorenkonten. Im Buchungssatz bei der Überweisung finden Sie in der Regel auch gleich die Kommissionsbeträge.

Verkauf Inland Debitor SIX Payment Services / Warenertrag CHF (8% MwSt) 20’000 CHF
Verkauf Export Debitor SIX Payment Services / Warenertrag CHF (0% MwSt) 45’000 CHF
MwSt Debitor SIX Payment Services / zu zahlende MwSt 1’600 CHF
Bezahlungseingänge* Bank ZKB / Debitor SIX Payment Services 756 CHF
Kommission Kommissionsaufwand Kreditkarte / Bank 15.94 CHF
* während des Monats treffen dann die einzelnen Zahlungen des Acquirers ein, welche direkt gegenüber dem Durchlaufkonto Debitor SIX Payment Services verbucht werden.

Das grosse Problem dieser Methode ist, dass Sie keine Kontrolle auf Stufe der Einzeltransaktion haben und somit auch keine Informationen über Chargebacks erhalten. Zudem handelt es sich um Durchlaufkonten, die sehr schwierig in der Abstimmung sind. Es handelt sich auch immer noch um relativ viele manuelle Buchungen und den damit verbundenen Abstimmungsaufwand. Sie können natürlich die Anzahl Auszahlungen der Acquirer auf eine möglichst hohe Limite setzen, sofern es die Liquidität erlaubt. Damit können Sie die Anzahl Buchungen reduzieren.

Kreditkarten Buchhaltung im Webshop Automatisieren

Egal welche Methode Sie schlussendlich wählen. Es verbleibt relativ viel manuelle Arbeit oder Sie müssen mit einem Transparenzverlust rechnen. Ich bin daher der Meinung, dass es im digitalen Zeitalter eine automatisierte Lösung für dieses Problem der automatisieren Verbuchung von Kreditkarten, PayPal Umsätzen, etc. geben muss.

wallee bietet neu die Möglichkeit, das Feature Reconciliation zu aktivieren und damit alles, was wir oben beschrieben haben, vollkommen zu automatisieren. Bei der Verarbeitung von Transaktionen via wallee haben wir alle Informationen Ihrer Bestellung auf Line Item Ebene inkl. Mehrwertsteuersatz. Wir wissen also genau, was Ihre Kunden zu welchem Steuersatz und Bruttobetrag kaufen. Sofern Sie die Transaktionen via wallee verarbeiten, können wir zudem automatisiert die Auszahlungsdaten des Kreditkartenacquirers einlesen und den Transaktionen zuordnen.

Mit anderen Worten: Sie sparen sich die manuelle Verbuchung der Umsätze und zudem haben Sie direkt auch eine einfache Integration Ihrer Buchhaltung für Ihren Webshop realisiert.

Transparenz:

Wir zeigen Ihnen für jede Transaktion einzeln an, ob diese bezahlt wurde. In wallee finden Sie informationen, wann und auf welches Konto und zu welchen Gebühren das Geld überwiesen wurde. Alles geschieht vollkommen automatisch, da wir die Reconciliation Files der Kreditkarten Acquirer, PayPal, PostFinance, TWINT, Rechnungsanbieter, CAMT Files, etc vollständig automatisiert einlesen und verarbeiten.

In jeder Transaktion sehen Sie, wann und wie viel bereits bezahlt wurde auf welches Konto.

Automatisiertes Nebenbuch:

Wir führen Ihnen ein voll automatisiertes Nebenbuch. Wickeln Sie Ihre Transaktionen über uns ab und wir liefern Ihnen am Ende der Periode einen detaillierten Auszug, welchen Sie so Ihrem Buchhalter übergeben können oder selber in Ihr Buchhaltungsprogramm überführen können. Damit reduzieren Sie den Aufwand und die Kosten massiv und haben Zeit für wichtigere Dinge. Die Integration Ihres Shop an die finanzielle Buchhaltung / ERP Software entfällt.

Im Nebenbuch werden alle Umsätze nach Steuersätze ausgewiesen. Diesen Buchunngsatz können Sie so am Ende der Periode in Ihr Hauptbuch überführen.

Sichherheit

Wir sind uns natürlich bewusst, dass es dabei um sensitive finanzielle Inforationen handelt. Daher werden diese auch entsprechend diskret uns sicher gespeichert. Alle Daten lagern bei uns verschlüsselt und entsprechend PCI Zertifiziert.

Integration

Ich hoffe, Sie sind mir bis hierher gefolgt. Die Aktivierung der automatisierten Buchhaltung ist ganz einfach und kann mittels Knopfdruck aktiviert werden. Sobald die Reconciliation aktiv ist, werden entsprechende Buchungssätze von wallee automatisch erzeugt. Sofern Sie die Kreditkarten via einen direkten wallee Acquirer verarbeiten, sollten Auszahlungen automatisch in Ihrem Space eingelesen werden. Wir arbeiten fleissig daran, weitere Zahlungsmittel und Acquirer zu integrieren. Aktuell unterstützen wir folgende Zahlungsarten:

  • Kreditkarte via SIX ACQUIRING
  • PayPal
  • ESR Rechnung
  • Rechnung via MF Group
  • PostFinance E-Finance und Card (Mitte Februar 2019)
  • TWINT (Ende Februar 2019)
  • Weitere auf Anfrage

Es ist keine Integration Ihres Webshops in die Buchhaltung notwendig. Sie können einfach das Nebenbuch in regelmässigen Abständen in Ihre Buchhaltung übertragen. Wir zeigen Ihnen dies im nächsten Blogpost anhand des Beispiels von Bexio.

Enormes Einsparungspotential

In den obigen Ausführungen haben wir Ihnen zwei Methoden zur Verbuchung der Umsätze von Kreditkarten aufgezeigt. Gehen wir davon aus, dass Sie oder Ihr Buchhalter zur Erstellung eines Buchungssatzes ca. 5 min benötigen. Die Kosten einer Buchung entspricht bei einem Stundenansatz von ca. 50 CHF somit ca. 4.10 CHF. Wenn Sie die Zahlung via wallee abwickeln, übernehmen wir die Verbuchung des Umsatzes sowie die Kontenabstimmung im Nebenbuch der einzelnen Zahlungsarten automatisiert für 2 Rp. / Buchung. Finden Sie heraus, wie wir Ihnen helfen können, das Problem zu lösen.

Multichannel / Terminals

Ehrlicherweise muss gesagt werden, dass die obige Lösung nur funktioniert, wenn Sie den Umsatz nicht bereits via Anbindung Ihres Webshops verbuchen. Zudem können aktuell lediglich E-Commerce Transaktionen verbucht werden. Wir arbeiten jedoch bereits heute mit Partnern zusammen, mit denen wir auch solche Herausforderungen lösen und Ihnen somit ganzheitlich helfen können.

Im Falle von Fragen steht Ihnen unser Support Team jederzeit zur Verfügung.

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