WooCommerce & ESR

Kauf auf Rechnung ist in der Schweiz immer noch die meist genutzte Zahlungsoption in Online Shops. Eine aktuelle Studie zeigt, dass über 48% der Konsumenten diese Zahlungsmethode wählen – vor der Kreditkarte und den Post Finance Karten. Jedoch bringt die Rechnung auch Herausforderungen für die Händler mit sich. Einerseits ist da das Gegenparteirisiko, und andererseits der Abstimmungsaufwand, welcher für die Zuordnung der Zahlungen nötig ist.

Das wallee WooCommerce Plugin bietet eine angenehme Lösung, wie Sie ESR-Rechnungen (mit orangem Einzahlungsschein) erstellen und dazu die V11 / camt.054 / camt.053 Dateien von Ihrer Bank direkt importieren können. Diese Files beinhalten die Zahlungen Ihrer Kunden und alle notwendigen Informationen, um sie den offenen Rechnungen automatisch zuordnen zu können. Wenn Sie möchten, bietet Ihnen wallee auch Lösungen für die weiteren Prozesse wie Mahnwesen und Betreibungswesen. Dieser Blogpost gibt Ihnen einen detaillierten Überblick über die Nutzung von ESR Zahlungen mit wallee und WooCommerce.

Was ist ESR (oranger Einzahlungsschein)

ESR steht für Einzahlungsschein mit Referenznummer. Zahlungen mit einer Referenznummer können automatisiert und deshalb rascher und kostengünstig verarbeitet. ESR vereinfacht die Rechnungsstellung und die Buchhaltung des Verkaufsjournals für jeden Händler aus folgenden Gründen:

• Die Nutzung von ESR in der Schweiz vereinfacht den gesamten Kontenabstimmungsprozess der bezahlten Rechnungen. Es wird kein manueller Prozess benötigt, um die Zahlungen zuordnen zu können, weil die Referenznummer eine Prüfnummer enthält und somit vom Kunden nicht falsch eingegeben werden kann.
• Ihre Bank wird Ihnen eine Übersicht von allen Zahlungen innerhalb einer Periode zustellen. Dieses Dokument kann in wallee importiert und verarbeitet werden. Die Zahlungen werden dann automatisch mit den Rechnungen verglichen und zugeordnet.

Zahlungen via ESR bieten für Händler zahlreiche Vorteile, wenn es darum geht, Rechnungen zu erstellen. Es gibt jedoch auch Herausforderungen, die einen davon abhalten, ESR Rechnungen als Zahlungsmethode anzubieten:

• Es ist nicht ganz einfach, die Anforderungen für die Nutzung von ESR Zahlungen zu erfüllen. Sie als Händler müssen ein Rechnungsdokument erstellen, das mit dem Design der Banken übereinstimmt. Neben der Erstellung der Bereiche, die der optischen Zeichenerkennung entsprechen und einen automatischen Kontenabstimmungsprozess ermöglichen, müssen die Angaben auf der Rechnung anhand strikter Standards platziert werden.
• ESR Zahlungen sind ein lokales Scheme in der Schweiz. Plugins zu finden, die wiederum die genannten Challenges und Anforderungen meistern können, ist eher schwierig.
• Neben der Erstellung der Rechnung müssen Sie auch die Möglichkeit haben, die v11 und camt-Files zu importieren und den Zahlungen Ihrer Kunden automatisch zuzuordnen.
• Der Händler muss ebenso befähigt sein, offene Rechnungen via E-Mail oder Brief zu mahnen oder im Worst Case Szenario den Betreibungsprozess starten zu können.
• Neben den technischen Herausforderungen gibt es auch noch das Gegenparteirisiko, das bedeutet, dass ein Kunde die Rechnung nicht zahlt. Deshalb arbeiten wir gerade daran, solche Bonitätsprüfungen in wallee zu integrieren. Momentan ist es so, dass nur diejenigen Kunden den Kauf auf Rechnung wählen können, die zum zweiten Mal bestellen.

Wie wallee Ihnen dabei hilft, diese Herausforderungen zu meistern

wallee möchte sich genau diesen Herausforderungen annehmen. Sie als Händler sollen die Möglichkeit haben, ESR Zahlungen in Ihrem WooCommerce Shop auf einfache Art und Weise zu akzeptieren. wallee kümmert sich um die Rechnungserstellung, die Abstimmung von Zahlung und Rechnung sowie alle anderen Prozesse. Hier erhalten Sie einen kurzen Überblick über alle Features und darauf folgend weitere Details:

1. wallee erstellt die Rechnung für Sie und sendet diese via E-Mail oder Post an Ihre Kunden. Mit dem integrierten Editor können Sie das Layout der Rechnung auf einfache Weise verändern.
2. Bezahlte Rechnungen werden automatisch registriert. wallee bietet bei gewissen Banken sogar den automatischen Import an.
3. Rechnungen können direkt via E-Mail oder Post an den Kunden versandt werden.
4. Offene Rechnungen werden automatisch gemahnt. Dazu können Sie Ihren eigenen Mahnprozess inklusive Mahngebühren definieren.
5. Offene Forderungen werden dann automatisch via Tilbago an das Betreibungsamt weitergeleitet.

”Sie können Rechnungen mit Einzahlungsschein und Referenznummer erstellen.”

Untenstehend finden Sie ein Beispiel dazu, wie das WooCommerce Plugin ausschaut.

Setup WooCommerce Plugin

Als Erstes wird die Frage auftauchen, wo das wallee WooCommerce Plugin erhältlich ist. Das kostenlose Plugin wird via WordPress Marktplatz oder unser Github Repository angeboten. Das Setup des wallee WooCommerce Plugins ist einfach. Alles was Sie tun müssen, ist dem Wiki zu folgen, das wir für Sie erstellt haben. In diesem Blogpost erwähnen wir nur kurz die wichtigsten Punkte. Sollten Sie bei der Einrichtung auf Probleme stossen bieten wir Ihnen auch den einmaligen Integrationsservice an.

• Integrieren Sie das kostenlose WooCommerce Plugin. Dazu müssen Sie das Plugin im Backend von Ihrem WooCommerce Store downloaden und installieren.


Laden Sie das Plugin im Backend Ihres WooCommerce Stores herunter

• Wechseln Sie zu Ihrem wallee Account. Erstellen Sie dort einen Applikationsbenutzer, der Zugang zu dem Space hat, den Sie mit dem Store verknüpfen möchten. Sie erhalten dann die Zugangsinformationen des Application Users, die Sie notieren/abspeichern müssen.


Erstellen Sie einen Applikationsbenutzer und speichern Sie die Zugangsdaten.

• Wechseln Sie wieder zum Backend Ihres Shops und konfigurieren Sie das Plugin. Dazu müssen Sie die Informationen von vorhin eingeben: User ID, Applikationsbenutzer-Schlüssel und die Space ID. Das Plugin wird den Space konfigurieren und die Zahlungsmethoden automatisch erstellen.


Konfigurieren Sie das Plugin mit den Zugangsinformationen

Erstellen Sie Ihre eigenen ESR Einzahlungsscheine

Die PDF Dokumente können an die Wünsche von jedem Händler angepasst werden. Wir stellen dazu einen simplen Editor zur Verfügung, der Ihnen die Möglichkeit gibt, Textfarben, Abstände etc. zu definieren. Somit können Sie Rechnungen und weitere Dokumente genau nach Ihrem Geschmack innert weniger Minuten erstellen.

Bearbeiten Sie die Dokumente im Editor

Die vordefinierten Einstellungen können an Ihre Wünsche und Vorstellungen angepasst werden. Der Vorschaumodus liefert Ihnen eine Vorschau des Layouts der Rechnungen, E-Mails und weiteren Dokumenten, die Sie mit wallee erstellen können.

Bearbeiten Sie die Dokumente im Editor

Integration ohne Weiterleitung direkt im Checkout

Sie können schöne Checkout Flows gestalten und diese direkt in den Checkout Ihres Online Shops integrieren. Dies können Sie entweder durch die anpassbaren Zahlungsseiten im Editor machen oder via iFrames. Und so könnte der Checkout aussehen:

Checkout Prozess mit Rechnung als Zahlungsmethode

(Automatische) Kontenabstimmung von bezahlten Rechnungen

Sobald Ihre Kunden begonnen haben, die Rechnungen zu bezahlen, erhalten Sie camt oder v11-Dateien von Ihrer Bank. Für ausgewählte Banken bieten wir auch die Möglichkeit der Direct Banking Integration, um die Zahlungsdateien automatisch zu verarbeiten. Sie haben immer die Möglichkeit die Files manuell im E-Banking herunterzuladen und in wallee hochzuladen. wallee akzeptiert v11 und camt Files. Sobald Sie die Dateien hochgeladen haben, beginnt die Kontenabstimmung. Der Bestellstatus wird direkt mit WooCommerce synchronisiert. Der Rechnungsstatus können Sie in wallee einsehen.

Übersicht ESR Dateien

wallee erkennt Teilzahlungen und aktualisiert den Inhalt des PDFs automatisch.

Falls der Händler einen falschen Betrag oder die Rechnung doppelt zahlt: Auch dies wird erkannt. wallee bietet Ihnen eine Überprüfung, die es Ihnen erlaubt, unpassende Beträge manuell zuzuordnen.

Beispiel bezahlte Rechnung

Mahnwesen und Betreibung

wallee versucht, eine umfassende Lösung für Händler anzubieten. Somit ermöglichen wir ebenso Lösungen für der Rechnung nachgelagerte Prozesse:

• Nach der Rechnungserstellung können Sie Mahnstufen und Mahnlevels anhand Ihrer Vorstellungen erstellen. Sie können Mahnstufen erstellen, definieren, wie der Kunde erinnert/gemahnt werden soll (E-Mail oder Brief) und die Kosten dazu erfassen. Sie können entweder die vordefinierten Mahnprozesse verwenden, basierend auf der Rechtslage in jedem Land, oder Sie erstellen einen eigenen Mahnprozess.


Mahnprozesse

• Wenn Sie die Zahlung nicht einfordern können, haben Sie die Möglichkeit, dies direkt über ein Inkassobüro laufen zu lassen. Es wird automatisch ein Fall im dazugehörenden Inkassobüro via unseren Partner Tilbago eröffnet.

Zukunftssicher

Der beliebte und bekannte Einzahlungsschein wird dieses Jahr durch die QR Rechnung ersetzt. Im Kern wird diese Erneuerung dieselben Funktionen wie der klassische Einzahlungsschein haben, der über 100 Jahre existierte. Hinzu kommen aber zahlreiche neue Features und Funktionen. Die QR Rechnung wird komfortabler, flexibler, digital und prozesstauglich. Sobald die neue QR Rechnung erhältlich sein wird, werden wir Sie über alle notwendigen News informieren. wallee und das Rechnungs-Feature werden natürlich ebenfalls aktualisiert. Sie werden die QR Rechnung direkt aus wallee drucken und/oder versenden können - wie es bis heute beim klassischen Einzahlungsschein der Fall ist.

Anforderungen und Kosten

Um die WooCommerce Integration zu nutzen, müssen Sie diese beiden Anforderungen erfüllen:

• Erstellen Sie einen WooCommerce/Wordpress und einen wallee Account.
• Erhalten Sie auf die Teilnehmernummer von Ihrer Bank.

Demo

Um ein Gefühl dafür zu erhalten, wie der Shop funktioniert, können Sie einen Blick in einen Demo Shop reinwerfen.

Zusammenfassung

Verschiedene Studien zeigen, dass Händler ihre Umsätze steigern können, wenn sie Kauf auf Rechnung in ihr Portfolio integrieren. Natürlich gibt es aber auch Herausforderungen. wallee versucht diese zu lösen und die Prozesse durch die folgenden Features zu automatisieren:

• Mit wallee können Sie Ihre eigenen Rechnungen erstellen und diese direkt in Ihrem Shop integrieren.
• Importieren Sie die Zahlungsdateien und ordnen Sie diese den offenen Rechnungen automatisch zu.
• wallee stellt Ihnen ebenso Tools und Services für die weiteren Prozesse zur Verfügung wie das Mahn- oder Betreibungswesen.

Support

Falls Sie noch ausstehende Fragen haben, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.